个人可以决定办公室设计的外观,却很少能影响他们的工作场所.许多人认为自己的记忆很珍贵,后现代主义者每周会在没有回忆的现代化的工作场所中待上50个小时.
人们可以通过办公室设计向其他人传达个人特征,同时也提醒自己是个什么样的人.在工作场所中,人们会通过自己的工作空间来传达自己的个性特征(增添有一定功能的或装饰性的物品来 展示自己),当然这种传达需要受到雇主和相关文化因素的束缚.
同时,雇佣者也试图通过工作空间来了解他们的同事想要"传达出"什么样的信息,通过办公室设计的物理格局来了解他们的公司所倡导的价值观.(员工如何通过他们的工作场所来传达更多的信息,下一部分将做详细介绍.)工作场所的物理格局可以传达出公司对员工健康的关注程度.比如,某一组织的公司采用的是环保型建筑,这就表明该组织十分看重员工的长期福利,这会带来积极的后果.同时也表明该组织十分关注普通大众的公共福利,如果这种关注是合法的,对社会公共关系的发展将有重大意义.相对于在普通办公室设计中工作的员工来说,在环保型建筑中工作的人们对他们的工作场所更满意,当建筑的运行出现问题时(比如温度、照明、噪声),他们也很少会产生消极情绪.
合肥办公室设计师会通过工作场所的使用规则、公司最高管理者的物理位置、大厅中选择使用的家具类型来传达信息.甚至连维修情况都可以反映公司情况,无论是办公室、教室、病患室,还是其他的什么地方,维修不善的场所表明设计师没有考虑到空间中即将发生的事件.雇主可以通过物理环境传达出的信息来满足他们的员工对工作的需求.当物理环境传达出的信息与公司传达出的其他信息(比如通过奖金或颁布的条例传达出的信息)不一致时,通过观察物理环境得到的信息往往比口头表述的信息更可靠.雇主需要花费一定的金钱来设计工作场所,我们认为这些花销代表了公司的真正灵魂.
有时这些"讨论"会变得很复杂,因为公司试图通过工作场所中传达出自己公司的品牌信息.这些品牌信息可能代表这个公司作为一个组织的价值观.比如,一个有趣的家族连锁饭店为自己的员工制定了一个特别而复杂的行为准则,他们可以随意为在这家饭店用餐的顾客设计各种独特的体验.对于一个成功办公室设计说,工作场所和工作空间的设计传达出的信息一定要与这个群体的组织文化保持一致.
需要记住的是,工作场所不仅向在里面工作的员工传达信息,同时也在向其他人传递信息,这些人也许只是下班回家从此处经过的人.这些人将会以自己的组织文化来解读这些信息,因为公司并不会主动向这些人解释这些信息的含义.当传递给非组织成员的信息看起来与传递给内部人员的信息完全不同时,或许会导致员工对组织的不满.
对于非组织成员或没有花费一定时间来观察工作场所的人来说,深刻理解工作场所的设计所传达出的信息是件十分困难的事.甚至工作场所的许多重要特征很容易被局外人误解.这也是我们在办公室设计中工作场所之前需要采访和观察场所使用者的原因.
组织管理方式遭到误解的情况也层出不穷.试想某个公司在大厅中摆放了运动器材.这些器材表明,该公司的员工拥有不受束缚的空闲时间去展现自己,也可能意味着该公司的管理者非常注重员工的隐私权和职责,知道由于某种原因员工的孩子有时可能会在工作场所中停留,这些器材便于孩子来访时娱乐.试想某个公司,棋类设施在工作空间中占据主要位置,你或许认为这个公司中的员工喜欢在休息期间下棋,这种文化背景是排外的.而当我们采访这个公司的员工时,发现他们从未下过棋,他们只是公司管理者安排在办公室过程中,我们可以在周围的摆设,公司对这些设施的管理很严格.
